Qu’est-ce qu’une veille réglementaire et comment la mettre en place ?

En France, plus de 2500 exigences réglementaires encadrent une plateforme industrielle. Il n’est pas évident pour un dirigeant de les connaître tous. Un tel processus exige une stratégie sérieuse, d’où la nécessité de la veille réglementaire.

Les dirigeants pensent, à tort, que la veille réglementaire est un procédé simple, qu’il suffit de suivre de près l’environnement juridique touchant l’entreprise. En approfondissant le sujet, c’est plus de 2000 textes et normes qui s’appliquent à une activité industrielle. Une meilleure compréhension de cet environnement normatif exige de la rigueur et de l’expertise. En tant que responsable HSE ou directeur d’un site industriel, la mise en place d’une veille efficace s’avère indispensable pour anticiper les plans d’action.

Définition de la veille réglementaire

Dans le cadre professionnel, une veille réglementaire se divise en deux catégories. La première préoccupation la conformité réglementaire HSE. Il s’agit de la protection de l’environnement de travail des salariés et de l’écosystème environnant. La seconde fait référence aux normes encadrantes le produit. Les textes visent à protéger les consommateurs de l’utilisation de celui-ci.

Une veille réglementaire efficace touche ces deux aspects. Ce processus de veille consiste en une surveillance des nouvelles publications législatives et réglementaires, une identification des nouveaux textes, des évolutions des textes existants, etc. La veille doit trouver les informations pertinentes permettant à l’entreprise de s’adapter sereinement à ces nouvelles exigences.

Comment mettre en place une veille réglementaire ?

La veille réglementaire est une démarche reposant sur une méthodologie en plusieurs étapes. Afin d’optimiser son efficacité, l’entreprise doit renouveler régulièrement le cycle. Voici les quatre étapes de sa mise en place :

1. Identification du périmètre réglementaire

Face à l’abondance des sources, les veilleurs sont submergés par une quantité importante d’informations. Cette étape permet de définir les informations pertinentes pour le secteur d’activité.

Il est possible de classer les informations en plusieurs catégories et hiérarchies également. Le veilleur identifie ensuite les documents sources utiles à son domaine.

Une bonne préparation de cette étape procure un gain de temps considérable à l’entreprise.

2. Définition des sources

Cette étape porte sur la recherche des références. Les sources formelles regroupent les informations apparaissant dans les bases de donnéesarticles de presse, site internet officiel, etc. Les sources sont dites « informelles » lorsque les informations proviennent d’un entretien verbal avec un expert par exemple.

On distingue également les sources primaires et des sources secondaires. Les premières définissent les textes de loi provenant d’un arrêté ministériel par exemple. Les secondes représentent les contenus des sources primaires pour informer les acteurs économiques.

Les sources secondaires sont généralement plus succinctes et faciles à comprendre. Elles sont l’idéal pour ceux qui n’ont pas de notion dans le domaine juridique.

3. La collecte des informations

La réalisation des deux premières étapes facilite l’accomplissement de la collecte d’informations. Si tel n’est pas le cas, l’entreprise risque d’être submergée par une quantité de données non pertinentes. Pour éviter cette situation, il faut se demander si toutes les informations sont bien présentes. S’il en manque, un moteur de recherche peut grandement aider.

Plusieurs astuces permettent d’être toujours à jour des nouveaux textes de loi. Le responsable peut s’inscrire à la newsletter d’un site officiel par exemple. Il existe également des applications qui remontent les informations automatiquement en mettant en place des notifications.

4. Stockage et traitement

Les informations trouvées seront stockées méthodiquement : classification, hiérarchisation, etc. Cela permet de les trouver rapidement. Le veilleur peut indiquer la date de la dernière mise à jour par exemple afin de filtrer rapidement les informations.

La dernière étape porte sur le traitement. Si l’entreprise ne dispose pas des compétences nécessaires pour le faire, elle peut faire appel à un cabinet spécialisé. Cet expert récupère les informations pour qu’elles soient faciles à comprendre. Il identifie ensuite les changements réglementaires pouvant impacter l’activité de l’entreprise.

Astuces pour assurer l’efficacité d’une veille réglementaire

Récolter les informations, cibler les textes touchant son secteur d’activité, évaluer leur impact sur l’entreprise, etc. Les trois conseils suivants peuvent aider l’entreprise à tenir le rythme.

Déterminer un rythme régulier

Sur des sites officiels comme Légifrance, de nouveaux textes font leur apparition chaque jour. Certains d’entre eux peuvent contenir des informations touchant directement l’activité de l’entreprise. Pour ne pas passer à côté, il faut mettre en place une routine de surveillance. La personne désignée doit faire une récolte d’informations chaque semaine par exemple.

Passer à l’action

Le principal objectif d’une veille réglementaire est d’anticiper les changements en passant à l’action. Le dirigeant doit évaluer son niveau d’importance afin de la prioriser ou de prendre encore le temps pour sa mise en place.