10 règles d’étiquette des e-mails

Le courrier électronique est le moyen de communication entre de nombreuses entreprises. C’est rapide, facile et accessible. De plus, le courrier électronique est permanent. Si vous avez oublié ce qui vous a été demandé, recherchez simplement la réponse dans le dernier fil de discussion. Le courrier électronique est également efficace pour diffuser des informations entre les membres de l’équipe. Cependant, il n’existe aucun moyen d’annuler l’envoi d’un e-mail.

Ainsi, avant d’appuyer sur Envoyer, assurez-vous d’utiliser le courrier électronique comme forme de communication professionnelle appropriée. Les e-mails professionnels doivent être utilisés pour envoyer des informations :

• Pertinent. Utilisez le courrier électronique lorsqu’un appel rapide ou une conversation en face à face ne suffit pas. Les e-mails doivent être nécessaires et pertinents pour le destinataire.
• Opportun. Lorsque le temps presse, le courrier électronique peut être l’outil idéal. Il vous permet d’envoyer rapidement des informations pertinentes à tous les membres de l’équipe.
• Riche en contenu. Lorsque des pièces jointes ou des liens vers du matériel Web doivent être partagés, le courrier électronique est un outil efficace pour ce faire.

La façon dont vous utilisez le courrier électronique laissera une impression sur la personne à qui vous envoyez vos messages, surtout si vous n’avez pas encore rencontré le destinataire en personne. L’e-mail constitue votre première impression. Cela est particulièrement vrai pour les demandeurs d’emploi. Une utilisation inappropriée du courrier électronique peut vous placer sur la liste « Ne pas appeler » auprès des recruteurs et d’autres personnes de votre réseau.

Que vous soyez une petite entreprise utilisant le courrier électronique comme outil de marketing ou de communication ou un demandeur d’emploi envoyant une demande par courrier électronique, utilisez une étiquette de courrier électronique appropriée pour vous démarquer. Voici quelques principes et questions concernant l’utilisation du courrier électronique comme outil de communication d’entreprise.

1. Évitez les majuscules, les points d’exclamation et l’argot. Le courrier électronique peut être un moyen de communication détendu, ce qui rend tentant d’ajouter quelques points d’exclamation ou d’utiliser des majuscules pour mettre l’accent. Au lieu de cela, toutes les majuscules donnent l’impression que vous criez et trop de points d’exclamation semblent trop enthousiastes ou peu sincères. Bien sûr, il va sans dire d’éviter l’argot. L’argot comprend un jargon spécifique à l’industrie, à moins que vous n’écriviez à l’un de vos pairs.
2. L’utilisation excessive du gras, du soulignement et de l’italique annule l’accentuation. Même s’il est possible d’utiliser une seule forme d’accentuation, comme le gras, évitez d’utiliser plusieurs formes d’accentuation dans un seul e-mail. Cela vaut pour l’utilisation excessive du gras, du soulignement ou de l’italique dans un seul e-mail. Utilisez l’emphase pour attirer le regard d’un point à un autre. Considérez les mots soulignés comme créant leur propre phrase lorsque le lecteur passe d’un mot en gras à l’autre et ainsi de suite.
3. Soyez respectueux avec votre ton. Restez positif et professionnel en évitant les propos négatifs ou accusateurs. Reformulez les phrases pour transmettre le message sur un ton neutre.
4. Soyez adapté aux appareils mobiles avec des messages courts et concis. Évitez d’écrire un roman. Si vous pouvez le dire avec dix mots, voyez ce que vous pouvez faire avec cinq. Plus de 50 % de tous les e-mails sont mal interprétés et seulement 53 % sont réellement lus. Un tiers des professionnels consultent leurs e-mails sur leur appareil mobile. Cette même étude a montré que sept utilisateurs sur dix supprimeront instantanément les e-mails qui ne s’affichent pas correctement sur un téléphone.
5. Soyez prudent lorsque vous essayez d’être drôle. L’humour est subjectif. Ce que vous pourriez trouver hilarant, quelqu’un d’autre pourrait le trouver incroyablement offensant. N’oubliez pas que les e-mails sont dépourvus de ton, de langage corporel ou d’autres indices non verbaux.
6. Les salutations et les clôtures doivent être professionnelles et respectueuses.. Vous pouvez adresser à votre destinataire « Bonjour, Jane » ou « Bonjour ». Évitez d’être trop informel, surtout si vous recherchez un emploi. Utilisez toujours le nom préféré du destinataire. Et fermez respectueusement. Les conclusions appropriées peuvent inclure « J’ai hâte d’avoir de vos nouvelles », « Meilleur » ou « Merci ».
7. Créer une signature professionnelle. Aujourd’hui, tous les e-mails doivent comporter une signature professionnelle. Incluez les informations de contact pertinentes, notamment le titre du poste, l’entreprise, le site Web et le numéro de téléphone. Si vous êtes à la recherche d’un emploi, il est indispensable d’inclure un lien vers votre page LinkedIn. Le cas échéant, incluez des liens vers les pages sociales de votre entreprise.
8. Utilisez des lignes d’objet succinctes. Gardez vos lignes d’objet à moins de 50 caractères, soit six à dix mots. Soyez descriptif et précis : réunion prévue le 04/06/22 à 16h, 10 raisons d’embaucher un assistant, ou ravi de vous rencontrer hier.
9. Répondre en temps opportun et de manière appropriée. Répondez aux e-mails dans les 24 heures. Si votre réponse nécessite plus de temps, envoyez un rapide « Je vous répondrai dès que possible » ou, mieux encore, « Je vous répondrai demain midi ». Cela montre du respect pour l’expéditeur et est toujours apprécié.
10. Relire, relire, relire. N’oubliez pas que vous ne pouvez pas annuler l’envoi d’un e-mail. N’obligez pas vos lecteurs à modifier votre travail pour comprendre votre message. Vérifiez tout, y compris votre message, votre orthographe, votre grammaire et votre signature. Assurez-vous d’avoir joint et/ou lié les documents notés dans votre e-mail. Le pire c’est d’envoyer un CV sans joindre le CV ! (Nous l’avons tous fait, alors ne vous réprimandez pas, c’est juste une leçon douloureuse de vérification.)

Une partie de l’étiquette des e-mails consiste à savoir quand répondre, à quelle fréquence et quand un e-mail sans réponse signifie « non ». Cela est particulièrement vrai pour les demandeurs d’emploi. Utilisez une approche à trois e-mails. Le premier e-mail comprend votre CV et votre lettre de motivation. Si vous ne recevez pas de réponse dans quelques jours, envoyez un suivi court et succinct et rattachez votre CV. Des grillons ? Une semaine à dix jours après l’e-mail initial, envoyez un suivi supplémentaire en transférant votre premier e-mail sans pièces jointes. La raison pour laquelle vous n’incluez pas de pièces jointes dans le suivi final est de briser les filtres anti-spam qui filtrent les e-mails contenant des pièces jointes.

Cette même stratégie peut être appliquée après l’entretien. Votre premier e-mail est utilisé pour remercier l’intervieweur pour son temps et pour répondre à tout problème soulevé lors de l’entretien. Quelques jours plus tard, faites un suivi avec un court e-mail d’une ou deux phrases. Dix jours après votre entretien, envoyez une note supplémentaire pour les remercier à nouveau pour leur temps et leur demander s’ils ont des questions complémentaires à vous poser ou s’ils ont besoin d’informations supplémentaires. Si vous ne recevez pas de réponse à votre troisième demande, c’est un « non ».

L’utilisation du courrier électronique peut être un outil de communication d’entreprise efficace – lorsqu’elle est utilisée correctement. Suivre ces pratiques d’étiquette simples donnera non seulement de meilleurs résultats avec votre courrier électronique, mais montrera à vos clients et collègues que vous êtes professionnel, avec qui il est facile de communiquer et réactif.