Comment trouver le bon logiciel de conformité de messagerie | CO

Publié par Emma le

  Un dirigeant d’entreprise est assis devant un ordinateur.  Elle regarde les informations sur son ordinateur et réfléchit à une question.

Un logiciel de conformité des e-mails permet de garantir la conformité aux lois américaines comme la loi CAN-SPAM de 2003. — Getty Images/10’000 heures

Chaque entreprise et chaque commerçant doit se conformer aux lois sur la confidentialité et la protection des données. Les sanctions sont sévères pour ceux qui ne le font pas. De même, les réglementations en matière de tenue de documents obligent les entreprises à conserver les messages électroniques. Le logiciel de conformité des e-mails fournit des outils pour surveiller les messages marketing internes et sortants, chiffrer les communications et archiver les e-mails.

De nombreux systèmes de marketing par e-mail intègrent des fonctionnalités de conformité, ce qui en fait un excellent choix pour les petites entreprises. Cependant, les entreprises de certains secteurs peuvent avoir besoin de services avancés pour traiter les demandes de découverte légale et les audits réglementaires. Apprenez à protéger votre marque à l’aide de solutions de marketing par e-mail et de conformité.

Règles de conformité et de conservation des e-mails : un aperçu

Les réglementations relatives aux e-mails protègent la confidentialité des utilisateurs et empêchent les sollicitations indésirables. Les entreprises doivent se conformer aux directives lors de l’envoi, du stockage, de la réception et de l’archivage des e-mails. La première étape vers la conformité du marketing par e-mail consiste à comprendre les lois et la manière dont elles s’appliquent à votre entreprise.

Les entreprises américaines qui envoient des e-mails commerciaux doivent suivre les mandats de la loi CAN-SPAM de 2003 sur le contrôle des agressions liées à la pornographie et au marketing non sollicités. Ils devront peut-être se conformer aux règles locales ou nationales, telles que la California Consumer Privacy Act (CCPA).

De plus, les entreprises doivent adhérer au Règlement général sur la protection des données (RGPD) pour les consommateurs européens. Ces réglementations réglementent la manière dont les entreprises stockent les données et ont un impact sur l’utilisation des logiciels de marketing par courrier électronique et de gestion de la relation client (CRM). Pour une présentation complète des réglementations américaines et internationales, consultez notre guide des lois sur le marketing par courrier électronique.

Les lois sur la conservation des enregistrements ont également un impact sur les messages électroniques. Les exigences varient selon les réglementations supervisées par l’IRS, la norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement, la loi sur la liberté d’information, la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), la loi Sarbanes-Oxley et la loi Gramm-Leach-Bliley.

La provenance des données est cruciale pour la conformité de la tenue des dossiers. Vos données et méthodes de stockage doivent garantir l’intégrité des e-mails, permettre une récupération rapide et être sécurisées.

(En savoir plus: Guide du débutant pour créer et gérer une liste de marketing par e-mail)


Les entreprises américaines qui envoient des messages électroniques commerciaux doivent suivre les mandats de la loi CAN-SPAM de 2003 sur le contrôle des assauts de la pornographie et du marketing non sollicités. Ils devront peut-être se conformer aux règles locales ou nationales, telles que la California Consumer Privacy Act (CCPA).

Types de systèmes de conformité de messagerie

Les outils de marketing par e-mail CRM les mieux notés disposent de fonctionnalités de conformité CAN-SPAM et GDPR. Mais les entreprises qui traitent des informations sensibles peuvent avoir besoin de solutions robustes pour se préparer aux litiges. Vous pouvez trouver des solutions pour des cas d’utilisation spécifiques comme l’archivage d’e-mails ou le nettoyage de listes.

Les options de conformité des e-mails incluent les fonctionnalités suivantes :

  • Solutions d’archivage d’e-mails : Les entreprises doivent respecter les lois sur la conservation des données en archivant les e-mails entrants et sortants dans un référentiel sécurisé pour une récupération facile. Le logiciel d’archivage des e-mails rend les informations accessibles à des fins juridiques et d’audit.
  • Logiciel de cryptage des e-mails : HIPAA et GDPR exigent que les entreprises transmettent leurs e-mails en toute sécurité. Les services de cryptage codent les messages pendant la transmission et pour le stockage.
  • Outils de nettoyage de liste : Les adresses e-mail invalides ou en double faussent les mesures d’engagement et de délivrabilité des e-mails. Les services de validation des e-mails maintiennent vos listes de diffusion à jour en supprimant les adresses e-mail inactives, invalides et en double.
  • Services de prévention contre la perte de données : Le transfert inapproprié d’informations confidentielles met votre entreprise et vos clients en danger. Les solutions de filtrage de contenu analysent les e-mails sortants et bloquent les transmissions non autorisées de propriété intellectuelle, de données financières et de numéros de sécurité sociale.
  • Systèmes de gestion de la conformité : Les outils tout-en-un utilisent des fonctionnalités d’automatisation et de reporting pour faciliter la conformité des e-mails. Les entreprises peuvent recevoir des alertes et créer des rapports personnalisés pour évaluer leur conformité aux réglementations HIPAA, CAN-SPAM Act, GDPR et CCPA.

Avez-vous besoin d’un logiciel de conformité de messagerie ?

Les entreprises de services financiers, juridiques, de soins de santé et pharmaceutiques utilisent des outils d’archivage et de conformité des e-mails. Cependant, les entreprises de tous secteurs bénéficient de l’amélioration des processus de gestion des e-mails.

Les applications de conformité des e-mails aident les entreprises à organiser leurs listes de diffusion et leurs informations conformément à la législation applicable. De plus, ils réduisent la perte de données et préviennent les utilisations abusives.

Pensez à utiliser un logiciel de conformité de messagerie pour :

  • Soutenez la continuité des activités et accélérez les efforts de reprise après sinistre.
  • Archivez les e-mails pour vous conformer aux exigences légales.
  • Surveillez les affiliés et les tiers qui envoient des e-mails en votre nom.
  • Suivez les désinscriptions des listes de diffusion.
  • Documenter et protéger la propriété intellectuelle.
  • Garantissez l’accès aux audits internes et à la découverte électronique juridique.
  • Empêcher la transmission de données non autorisée.

Les solutions de marketing par e-mail contribuent-elles à la conformité ?

Les solutions de marketing par e-mail conformes au RGPD surveillent et vérifient la conformité des e-mails. De nombreux services disposent de fonctionnalités permettant de rationaliser la vérification des e-mails, de se conformer aux demandes des consommateurs et aux demandes légales et d’auditer les messages sortants.

Les outils de marketing et de gestion par e-mail permettent aux entreprises d’effectuer les opérations suivantes :

  • Utilisez des modèles de marketing par e-mail avec des liens de désabonnement intégrés.
  • Créez et appliquez des politiques de rétention personnalisées.
  • Stockez les données en toute sécurité dans un emplacement central.
  • Segmentez les contacts en catégories de consentement.
  • Exportez des messages dans différents formats.
  • Recherchez des e-mails à l’aide de filtres avancés.
  • Les journaux d’activité des e-mails suivent le comportement des utilisateurs et détectent les activités non conformes.

(En savoir plus: 3 façons de tirer le meilleur parti de votre logiciel de marketing par e-mail)

Exemples de logiciels de marketing par e-mail et de conformité

Les entreprises exploitent des outils de marketing par e-mail payants et gratuits pour générer des prospects et entretenir des relations. Ces systèmes disposent de fonctionnalités de conformité intégrées.

Alternativement, des solutions de conformité autonomes centralisent la gestion des risques et s’intègrent aux CRM, aux logiciels de gestion de projet et aux services de stockage cloud.

Les exemples de logiciels de conformité des e-mails sont les suivants :

  • Hyperrésistant: Les entreprises peuvent gérer leurs pratiques de confidentialité avec plus de 70 cadres réglementaires, y compris un modèle de programme RGPD prêt à l’emploi. Il fournit des tableaux de bord et des rapports personnalisables pour une gestion complète des risques.
  • Klaviyo: Cette plateforme d’automatisation du marketing prend en charge les communications multicanaux et s’intègre à plus de 300 applications. Les outils de marketing par e-mail et de gestion des données Klaviyo améliorent l’exactitude des données et la segmentation des contacts.
  • Mimecast: Tirez parti des fonctionnalités de sécurité des e-mails et d’archivage pour protéger votre entreprise et vos données. Mimecast propose des outils avancés de détection et de gestion des menaces pour les canaux de courrier électronique et de messagerie.
  • Mailpro: Gérez les listes d’abonnés, les newsletters et la livraison des e-mails avec un logiciel de marketing par e-mail conforme au RGPD. Mailpro assure la sécurité des informations dans son centre de données en Suisse.
  • PerformLine: Cette solution de conformité complète surveille les e-mails, les réseaux sociaux, les appels, etc. Il aide les entreprises à suivre les e-mails des partenaires marketing, des commerciaux et des affiliés.
  • Mailchimp: Automatisez le marketing par e-mail et assurez la conformité grâce aux paramètres de double opt-in, aux outils d’exportation et aux formulaires d’inscription conformes au RGPD.

CO— vise à vous inspirer d’experts respectés de premier plan. Cependant, avant de prendre toute décision commerciale, vous devriez consulter un professionnel qui pourra vous conseiller en fonction de votre situation individuelle.

Les candidatures sont ouvertes pour le CO—100 ! C’est maintenant votre chance de rejoindre un groupe exclusif de petites entreprises exceptionnelles. Partagez votre histoire avec nous – postulez dès aujourd’hui.

CO—s’engage à vous aider à démarrer, gérer et développer votre petite entreprise. Apprenez-en davantage sur les avantages de l’adhésion des petites entreprises à la Chambre de commerce des États-Unis, ici.

Présenté par

Dédié à transformer notre avantage en le vôtre.

Réseau 5G inégalé : travaillez là où se déroule votre entreprise avec la vitesse, la bande passante et la fiabilité dont votre entreprise a besoin.

Apprendre encore plus


Publié


Catégories : Webmarketing

0 commentaire

Laisser un commentaire

Emplacement de l’avatar

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *