6 exemples de modèles d’e-mails de rappel
Avez-vous besoin d’envoyer à un client un rappel amical concernant une réunion ou un paiement à venir ? Les modèles de rappel par e-mail sont un excellent moyen de gagner du temps et d’assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.
En disposant de rappels par e-mail prédéfinis, vous pouvez envoyer rapidement des messages à vos clients sans avoir à taper la même chose à chaque fois. Dans cet article, nous partagerons six exemples de modèles de rappel par e-mail que vous pouvez utiliser pour votre petite entreprise. Commençons!
Qu’est-ce qu’un e-mail de rappel ?
Un e-mail de rappel est un message envoyé à quelqu’un afin de lui rappeler quelque chose qu’il était censé faire, un e-mail précédent ou un événement à venir.
Les e-mails de rappel peuvent être très utiles pour garder les gens organisés et sur la bonne voie, surtout si la tâche ou l’événement en question est important. Afin de garantir l’efficacité d’un e-mail de rappel, il est important de s’assurer que le message est clair et concis et que le destinataire sait quand l’attendre.
Comment rédiger des e-mails de rappel
Les e-mails de rappel polis sont un excellent moyen de garantir que les tâches importantes ne soient pas oubliées. En envoyant un e-mail de rappel poli, vous pouvez vous assurer que le destinataire se voit rappeler ce qui doit être fait et quand cela doit être fait. Voici un guide rapide, étape par étape, expliquant exactement comment rédiger un e-mail de rappel, en commençant par la ligne d’objet :
Étape 1 : Écrivez une ligne d’objet claire
La ligne d’objet d’un rappel par e-mail est importante car c’est la première chose que le destinataire verra. Les lignes d’objet doivent être claires, concises et précises. Par exemple, « Rappel : réunion à venir mercredi » ou « Rappel : paiement dû vendredi ».
Étape 2 : Ouvrir avec un salut courtois
Après la ligne d’objet, la prochaine chose que le destinataire verra est l’ouverture de l’e-mail. Il est important de commencer par une salutation courtoise, telle que « Chère Mme Smith » ou « Bonjour M. Jones ». Vous pouvez être courtois tout en incluant l’heure de la journée dans votre message d’accueil.
Par exemple, vous pouvez dire « Bonjour » ou « Bon après-midi ».
Étape 3 : Arrivez rapidement au point
Le corps de l’e-mail doit être bref et précis. Il n’est pas nécessaire de tourner autour du pot : il suffit d’indiquer immédiatement l’objet de l’e-mail.
Par exemple, « Je vous écris juste pour vous rappeler notre réunion de mercredi » ou « Je voulais vous rappeler que votre paiement est dû vendredi ».
Étape 4 : Incluez tous les détails pertinents
S’il y a des détails pertinents que le destinataire doit connaître, assurez-vous de les inclure dans l’e-mail.
Par exemple, « Notre réunion aura lieu à 10 heures dans la salle de conférence » ou « Votre paiement est dû avant 17 heures vendredi ».
Étape 5 : Remerciez le destinataire à l’avance
Terminez l’e-mail par un remerciement courtois, tel que « Merci pour votre temps » ou « Merci de l’attention que vous portez à ce sujet ». Cela contribuera à créer un sentiment de bonne volonté et rendra le destinataire plus susceptible de se conformer à la demande.
Modèle de rappel par e-mail
Jetons un coup d’œil à notre premier modèle d’e-mail de rappel poli comprenant une ligne d’objet que vous pouvez utiliser comme source d’inspiration lors de la création de votre propre e-mail de rappel…
Ligne d’objet : Rappel – Réunion à venir le _________
Bonjour Monsieur/Madame. ______,
Je vous écris juste pour vous rappeler notre rencontre du _________. Notre réunion aura lieu à __h/après-midi dans la salle de conférence. S’il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez besoin de quelque chose pour préparer la réunion.
Merci pour votre temps,
(Votre nom)
Modèles d’e-mails de rappel plus efficaces
Comme vous pouvez le constater, le rappel par courrier électronique ci-dessus était court, courtois, professionnel et précis. Il est important de vous assurer que vos e-mails de rappel sont clairs et concis afin d’éviter de confondre ou de frustrer le destinataire. Voici cinq autres exemples d’e-mails de rappel que vous pouvez utiliser dans votre entreprise pour diverses situations.
Modèle de rappel de rendez-vous
Un modèle d’e-mail de rappel de rendez-vous est parfait pour rappeler à vos clients ou clients un rendez-vous à venir, que ce soit pour une consultation, une réunion ou un service. Il est important d’inclure tous les détails pertinents, tels que la date, l’heure et le lieu du rendez-vous, afin d’éviter toute confusion.
Ligne d’objet : Rappel – Rendez-vous à venir le _________
Bonjour Monsieur/Madame. ______,
Je vous écris simplement pour vous rappeler votre prochain rendez-vous avec __________ le _________ à __________. Votre rendez-vous est prévu pour __h/après-midi. Veuillez me faire savoir si vous devez reporter ou si je peux faire quelque chose pour préparer le rendez-vous.
Merci pour votre temps,
(Votre nom)
Modèle de rappel de paiement
Un modèle d’e-mail de rappel de paiement est parfait pour rappeler à vos clients qu’un paiement est dû.
Ligne d’objet : Rappel – Paiement dû le _________
Bonjour Monsieur/Madame. ______,
Je vous écris simplement pour vous rappeler que la date d’échéance de votre paiement est le _________. Votre paiement est dû avant le __ matin après-midi à cette date. Veuillez me faire savoir si vous devez organiser un plan de paiement ou si je peux faire quelque chose pour vous aider.
Merci pour votre temps,
(Votre nom)
Texte de confirmation de rendez-vous
L’envoi d’un SMS de confirmation de rendez-vous pour une réunion à venir avec un client ou un client est un excellent moyen de s’assurer qu’il se souvient du rendez-vous et qu’il s’y prépare.
Bonjour Monsieur/Madame. ______,
Ceci est juste un petit message pour confirmer votre prochain rendez-vous le _________. Notre rendez-vous est prévu pour matin/après-midi dans le _______ chambre. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin de reporter, n’hésitez pas à me le faire savoir.
Merci,
(Votre nom)
E-mail de rappel doux
Un e-mail de rappel doux est parfait pour rappeler à vos clients quelque chose d’important, sans paraître trop exigeant ou insistant.
Ligne d’objet : Rappel doux – _________
Bonjour Monsieur/Madame. ______,
J’espère que tu vas bien. Je voulais juste vous rappeler gentiment _________. S’il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’aide.
Merci pour votre temps,
(Votre nom)
E-mails de rappel d’événement
Modèles d’e-mails de rappel d’événement sont parfaits pour rappeler à vos clients un événement à venir, comme une vente, un webinaire ou une formation.
Ligne d’objet : Rappel – Événement à venir le _________
Bonjour Monsieur/Madame. ______,
Je vous écris juste pour vous rappeler notre prochain événement le _________. Notre événement aura lieu le _________ à __h/après-midi. S’il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’aide.
Merci pour votre temps,
(Votre nom)
Conseils par e-mail de rappel
Maintenant que vous avez vu quelques exemples d’e-mails de rappel, il est temps d’apprendre quelques conseils pour rédiger vos propres e-mails de rappel. Voici cinq conseils que vous devriez suivre la prochaine fois que vous aurez besoin de créer simplement un e-mail de rappel rapide pour vos clients :
Soyez bref et doux
Les meilleurs e-mails de rappel sont courts, concis et précis. Il n’est pas nécessaire d’écrire un roman – rappelez simplement à vos clients ce qu’ils doivent faire, quand ils doivent le faire et pourquoi c’est important.
| Composant | Description |
|---|---|
| Ligne d’objet | Concis et pertinent. par exemple, « Rappel de rendez-vous pour demain » ou « La date limite finale approche ! » |
| Ouverture | Adressez-vous au destinataire par son nom, par exemple « Salut John », pour le personnaliser. |
| Détails du rappel | Indiquez clairement ce qu’ils doivent faire. Par exemple : « N’oubliez pas d’assister à votre réunion de 15 heures demain. » |
| Date et heure | Précisez quand l’action ou l’événement aura lieu. |
| Importance | Mentionnez brièvement pourquoi c’est essentiel. par exemple, « Cela finalisera votre processus de réservation. » |
| CTA (le cas échéant) | Un appel à l’action comme « Confirmer maintenant » ou « Reprogrammer si nécessaire ». Assurez-vous qu’il est clair et cliquable. |
| Fermeture | Signez professionnellement et poliment. par exemple, « Meilleures salutations, (votre nom/votre entreprise) » |
Sois professionnel
Lorsque vous rédigez un e-mail de rappel, il est important d’être professionnel. Évitez de paraître exigeant ou insistant et tenez-vous-en à un ton courtois et poli. Cela vous aidera à entretenir de bonnes relations avec vos clients ou clients.
Incluez un appel à l’action clair
À la fin de votre e-mail de rappel, incluez un appel direct à l’action (CTA). Qu’il s’agisse de « Cliquez ici pour confirmer votre présence », « Renouvelez votre abonnement maintenant » ou « Prenez rendez-vous », assurez-vous que les prochaines étapes sont claires. Cela guide votre lecteur sur ce qu’il doit faire ensuite sans le laisser deviner.
Composants essentiels pour un appel à l’action clair (CTA):
- Visibilité: Assurez-vous que votre CTA se démarque. Utilisez des couleurs vives, des polices plus grandes ou des boutons pour attirer immédiatement l’attention du lecteur. Il ne faut pas qu’il se perde dans le reste du contenu.
- Langage concis: Utilisez des mots courts et orientés vers l’action. Des expressions telles que « Inscrivez-vous », « En savoir plus » ou « Commencer » sont claires et directes, informant le lecteur exactement de ce qui est attendu.
- Urgence: Le cas échéant, introduisez un sentiment d’urgence. Des expressions telles que « Offre à durée limitée », « Plus que quelques places disponibles » ou « L’offre se termine bientôt » peuvent inciter les utilisateurs à agir rapidement.
- Pertinence: Assurez-vous que votre CTA est pertinent par rapport au contenu de l’e-mail. Si vous rappelez à quelqu’un une facture impayée, le CTA devrait viser à effectuer un paiement et non à quelque chose de sans rapport, comme l’abonnement à une newsletter.
- Boucle de rétroaction: Une fois l’action effectuée, assurez-vous qu’il y a un message de confirmation ou un retour à l’utilisateur. Par exemple, s’ils cliquent sur « RSVP maintenant », ils devraient être redirigés vers une page confirmant leur RSVP ou recevoir un accusé de réception immédiat par e-mail. Cela les rassure sur le succès de leur action.
Offrir une assistance ou un support
Parfois, vos clients peuvent avoir besoin d’informations supplémentaires ou avoir des questions sur le rappel. Fournissez-leur un moyen de vous contacter, que ce soit via un numéro de téléphone, une adresse e-mail ou un lien vers une page d’assistance. Cela leur montre que vous êtes là pour les aider et garantit qu’ils disposent de toutes les ressources nécessaires pour agir.
Fournissez le contexte ou un bref récapitulatif
Surtout si le rappel concerne une interaction précédente, il est utile de fournir un bref récapitulatif ou un bref contexte. Par exemple, « Comme discuté lors de notre dernière réunion » ou « Suivi de la facture envoyée le mois dernier ». Cela rafraîchit leur mémoire et leur donne un point de référence clair. N’oubliez pas que tout le monde ne se souvient peut-être pas des détails et qu’un peu de contexte peut être très utile.
Personnalisez votre e-mail
Lorsque cela est possible, personnalisez vos e-mails de rappel en vous adressant à vos clients par leur nom. Cela leur permettra de se sentir valorisés et appréciés, et cela les aidera à se souvenir de l’e-mail. Cela montrera également que vous prenez le temps d’écrire un e-mail personnel, plutôt que de simplement envoyer un rappel générique.
Être clair
Lorsque vous rédigez un e-mail de rappel, assurez-vous d’être parfaitement clair sur ce qui doit être fait et quand cela doit être fait. Cela aidera vos clients à rester organisés et sur la bonne voie. Cela permet également d’éviter toute confusion ou malentendu.
Relisez votre e-mail
Avant d’envoyer votre e-mail de rappel, assurez-vous de le relire pour détecter les fautes de grammaire et d’orthographe. Cela vous aidera à conserver une image professionnelle et à éviter toute confusion. Il n’y a rien de pire qu’un email de rappel contenant des erreurs !
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Comment envoyer poliment un simple rappel par e-mail ?
Parfois, les gens ont simplement besoin d’un rappel amical concernant un événement à venir ou une date limite. Dans ces cas-là, il est poli de leur envoyer un petit message par e-mail. Vous pouvez le faire en commençant votre email adressé à la personne à qui vous envoyez le rappel.
Ensuite, faites savoir à la personne pourquoi vous lui envoyez un e-mail. Et enfin, faites savoir à la personne ce qu’elle doit faire, comme confirmer sa présence, effectuer un paiement ou accomplir une tâche.
Un message de rappel est-il efficace ?
Il n’existe pas de réponse unique à cette question, car l’efficacité d’un e-mail de suivi de rappel varie en fonction de chaque entreprise et de ses clients.
Cependant, en général, les messages de rappel peuvent être un moyen efficace de faire un suivi auprès des clients et de s’assurer qu’ils sont au courant des mises à jour ou des délais importants. Des e-mails de rappel réussis peuvent augmenter les chances qu’un client prenne l’action souhaitée.
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Image : Éléments Envato
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